研报 | “三十二章经”帮你打通大型体育场馆销售“任督二脉”

中国国际体育用品博览会时间:2021-03-29点击: 次

文|方雨杰夏清

本文系作者授权体育大生意原创首发

随着我国改革开放的深入推进和人均可支配收入的不断提高，老百姓在精神文化方面的需求正在逐步放大，老百姓对国内外各类优质文娱和体育赛事活动的需求量正迎来爆发性增长。

与此同时“一分价钱一分货”这句俗话，同样适用于线下活动范畴，优质的文娱和体育赛事内容，一定与高成本和大体量正相关，大型体育场馆相较剧院和展览中心，凭借其所先天具备的大容量坐席，无疑成为最理想的优质文体活动承载终端，大型体育场馆销售服务应运而生。

就绝大多数活动主办方而言，目前在国内举办一场大型活动，必须向多个政府部门申请办理行政审批手续，同时需要协调经纪公司、赛事版权方或授权方、票务公司、安保公司、制作搭建公司、宣传推广公关公司、赞助商、酒店、交通、餐饮等各方面关系，场馆虽说是进行落地活动的必要载体，但毕竟场馆落地对接工作，只是整个主办工作版图中的一小部分内容，如果站在主办方角度，毫无疑问其主观上不愿意、客观上也不能够在场馆对接上花特别多的精力。

可是一定会有很多主办方马上提出反驳，因为在现阶段具体办赛和办活动的过程中，主办方有太多的时间和精力实实在在地耗费在与场馆，以及与场馆紧密捆绑的各单位的沟通协调上。不得不说目前国内绝大多数具有一定文体消费容量的城市范围内，大型综合性场馆资源还是非常稀缺的，场馆销售在全国各地基本还是处于卖方市场阶段，再加上场馆行业整体管理水平处于粗放型阶段，经营体制也多轨并存，很大一部分场馆在活动销售方面没有任何指标和压力，更有甚者存在“多做多错”的实际窘境，以致不少场馆与文娱、赛事主办方之间的沟通交流，很大程度上停留在电话、微信、邮件等载体的“有一问、才有一答” 的简单、人制化、无固定标准的初级服务阶段，场馆自上而下也没有主动升级销售服务质量的内生动力。最终造成一方面场馆不清楚在什么时间节点，需要从活动主办方处获取什么样的信息内容；另一方面场馆也不清楚何时、应该以什么形式向主办方推送场馆的相关服务内容明细以及各类刚性要求。造成主办方和大型综合性场馆相互之间的信息沟通不对称、不在一个节奏上，往往主办方和场馆方都认为没少花时间和精力，但是实际沟通效率却极低，最终一些原本不应该存在的矛盾，毫无意外地在最不恰当的时候爆发出来。

同时笔者认为，任何优质的文娱和体育赛事活动，客观上都需要较长的培育周期，在未来可以预见的一个很长时间周期内，都将是稀缺产品；另一方面，凭借我国强大的基础建设能力，基础功能趋同和硬件标准相近的大型综合性场馆正在全国各地拔地而起，场馆经营将在可预见的一个不长的时间周期内，形成严重的同质化竞争，逐步从卖方市场转变为买方市场，场馆销售服务工作将在面对优质活动内容相对稀缺的局面时，演化为一片红海市场。笔者在这里大胆预测：2035年前后，国内绝大部分新建的大型综合性场馆的硬件条件将大概率趋同，而各场馆所在城市（不含四线、五线城市）对优质文娱、赛事活动的需求量和消化容量大概率无差异化，届时大型综合性场馆销售，将更大程度上依赖看得见、摸得着的销售服务升级来赢得主办方和市场份额。

而所谓场馆销售服务升级又绝不是一蹴而就的，一定是一个循序渐进寻找最优结果的过程，换句话说是在一定现有标准基础上实现的服务更优配置，并通过科学的、制度化的方式进行提炼和固化。如果没有从底层、业务一线的实践中日积月累反复地总结，没有主动复盘每次大型活动场馆销售服务过程中得到的方方面面的反馈，没有与时俱进地直击场馆销售服务过程中凝结的痛点和痒点，没有达到一定数量和质量的场馆销售服务的标准化文本材料积累，那么未来必须要去实现的场馆销售服务升级只会是无本之木。

在此笔者也必须要说，大型综合性场馆场馆销售服务的整体管理标准化是一个非常大的命题，涉及面绝不是单纯的场馆销售一个部门的业务标准化，而是一个完整的，涉及场馆整体有机运作的全局运营标准解决方案。笔者在这里仅针对大型综合性场馆在开展场馆销售服务工作过程中，偏场馆销售端（销售部门）需要提前准备好的一些文本材料，进行一个简单的梳理和解读，供读者参考。

首先我们可以将一场大型文体活动的举办，想象成一场日期确定的盛大婚礼，主办方和场馆方，就是最终走到一起的两位新人，场馆销售服务的完整过程完全可以归纳为：

·相识环节——陌生接触等；

·交底环节——场馆参观、确认档期、场馆租赁细节核对等；

·领证环节——签约；

·筹备婚礼环节——报批审核、舞美设计、票务销售、进场搭建等；

·婚礼日环节——活动日；

·回娘家环节——撤场、押金退还等。

下面就让我们循着这六个环节梳理一遍：大型体育场馆开展销售服务，究竟需要提前准备哪些文本材料？

一.相识环节

1.《场馆介绍手册》

好的开端是成功的一半，如何在相识阶段，就能让主办方感受到场馆服务的专业性，超预期地获取一份全方位展示场馆的“简历”，是值得我们去研究和探索的。以笔者的经验来看，《场馆介绍手册》的设计，需要尽可能站在文体活动主办方的角度去思考。何谓站在主办方角度？一方面，主办方一般不需要知道场馆的业主是谁，但是需要知道场馆之前办过什么类型的活动；不需要知道你的商业面积和招商情况有多棒，但是需要知道不同类型的活动可以卖多少票；不需要知道你是为了哪个政府活动而建，但是需要知道搭载城市交通和自驾的客户分别怎么到达场馆。另一方面，场馆要充分意识到，主办方极有可能会拿着这份《场馆介绍手册》，再去跟赛事授权方、艺人方推荐沟通，这本手册也将成为活动主办方，向其上游甲方展示品味的一部分。因此《场馆介绍手册》不一定要很厚，但一定要有型，不一定要大量的文字介绍，但一定要易于微信和邮件发送。顺便说一句，商品房售楼处的宣传小册子，还是有不少可借鉴之处的。

2.《场馆宣传片》

随着微信渐已成为大家的基本办公软件，一条嵌入场馆介绍H5页面中的宣传片，也逐渐成为场馆销售服务必不可少的文本材料之一。与《场馆介绍手册》同样道理，宣传片不一定要长，但是一定要将自身场馆的调性和前期已成功举办活动的案例和现场气氛进行充分展现。《场馆宣传片》的受众理论上来说是B端客户，但是B端客户的Decision Maker终究还是个活生生的人，努力使其对场馆产生兴趣和共情，推动将其自身项目与场馆的调性在其大脑中进行化学合成，是《场馆宣传片》最需要思考的方向。

3.《场馆前期活动案例合集》

在笔者看来《场馆前期活动案例合集》绝不是一个简单的相册本，而是《场馆介绍手册》和《场馆宣传片》在活动组织、运营落地方向的延展，是介于前期活动案例相册本和专业的工程制作手册之间的一个过渡文本。展现的案例需要有其内在逻辑，逻辑线的布置可以通过前期活动实景照片进行串联。首先可以按照活动类型，如专业比赛、演艺活动、年会、发布会等属性上进行分类平铺；其次在赛场布置、舞台区域设置、观众坐席开放等基本参数上进行介绍；最后可以根据场馆的特性，对活动赞助呈现、现场展位布置、外场活动区域等进行介绍。《场馆前期活动案例合集》从功能来看就是一个“抛砖引玉”，触发活动主办方更多活动创意火花的文本材料，主办方可以就这些案例和实景照片，在脑中勾勒其自身项目的落地计划。由于《案例合集》毕竟是大量照片堆砌出来的，因此在照片的选取上还是有一定技巧的，最终呈现其中的往期活动的整体制作质量，很大程度上会转变为对场馆质量的背书，而且案例合集终究是一份服务于销售的文本材料，提高销售转化率是其主要目标，设计和制作上可以充分尝试广告学中的3B原理，尽可能多地融入有Beauty美女或帅哥、Beast小动物（球队俱乐部吉祥物等）、Baby小朋友脸部（笑脸）特写的照片，以更好吸引阅读者的共情和注意力。

4.《场馆平面图》

在相识环节，场馆平面图也是非常重要的一份文本材料，但是很多场馆要么直接打开地图APP，要么就是直接打印CAD工程图纸给到主办方。在陌生沟通阶段，直接提供这样的场馆地图或图纸也没有错，但笔者认为不够友好，毕竟活动主办方中绝大部分人都不是技术出生，笔者建议在相识阶段，平面图还是提供带场馆功能设施示意标识的简图会更好一些，也能让主办方尽可能直观感受到场馆的区位、主功能和附属功能区的大概方位和组成结构，如果双方有进一步合作的意向，再提供详细地CAD工程图纸也来得及。

5.《场租报价单》

任何场馆都需要一份完整的《场租报价清单》，这份清单应该既复杂又简单，复杂性在于要尽可能覆盖场馆各个可售区域，和各类可承租的活动形式，简单性在于对应单个区域的单个活动类型的租赁价格，需要是一个明明白白的打包价。如前文提到，主办方办一场活动，有特别多的事情需要去沟通和处理，对于场租预算，永远希望各类信息越简明越好。笔者认为打包价格除了活动日使用到的特定租赁空间外，还应囊括了适当的提前装台、撤场时间，以及合理的空调、保洁、用电、公众责任险、配套空间等附属服务。对于一些主办方可用可不用的增值服务的费用，也应该在《场租报价清单》中清晰呈现，为未来主办方可以“清清楚楚消费、明明白白买单”打好铺垫。

6.《场馆预订政策》

大型体育场馆的销售，从本质上来说，其实不是在卖场馆硬件，而是在卖场馆硬件和服务基础上形成的时间档期，销售的产品貌似看得见摸得着，实则可供销售的产品（档期）会随着时间的推移导致价值的流逝，因此整个销售过程对沟通效率的要求非常高。一份完善的《场馆预订政策》可以保证场馆和主办方之间的档期沟通和交易过程有章可循，《场馆预订政策》里除了需要交代清楚预定档期、锁定档期、挑战档期的方式外，还需明确主办方在各个环节需要相应提供的材料，以及最终从协商档期过渡到签约环节的具体流程。《场馆预订政策》的最主要目的是在公开、公平的基础上，有效率地实现主办方和场馆方的双赢合作。关于场馆预定的细节，可以参考笔者之前编写的《关于大型体育场馆预定，运营方必须要知道这4件事》一文。

7.《场馆档期预留确认函》

《场馆档期预留确认函》应该说是《场馆预订政策》的延伸和附件，表单内容应当包含预定活动的目标档期，以及名称、其他可选日期、活动场次、活动类型（赛事、企业内部活动、公开售票活动、多日多场次家庭秀、演唱会等）、承办方单位（报批公司）名称、装台日需求、其他特殊需求、联系人等。对于赛事，演唱会等公开售票活动，承办方还应在《场馆档期预留确认函》中提供相关运动员或艺人的信息，包含赛事规模、重要出席者、主咖、国籍、发行唱片数量、运动员荣誉纪录、最近三年内可参照活动的平均上座率等信息。貌似《场馆档期预留确认函》是一份繁琐的填空题考卷，但是通过上述内容的填写，外加要求主办方附上项目授权书的方式，场馆方就可以适当避免主办方随意占用场馆档期的行为，能让场馆方第一时间根据获得的活动信息，提早安排档期和布局后续销售策略。

二.交底环节

8.《场馆参观指引》

通过上述材料的传递和线上接触，如果主办方对场馆产生了一定兴趣，同时档期上也存在活动或赛事落地合作的可能性，场馆参观将会成为销售工作进一步往前推进的重要环节。场馆方作为“地主”，应该主动设计参观动线，并且在动线上规划好什么时候介绍什么内容，形成精心设计并具有场馆自身特点的《场馆参观指引》标准化文本。在参观动线上，依托《场馆参观指引》，事无巨细地为主办方逐一介绍场馆普通观众、VIP观众、工作人员、艺人或运动员、车辆的各个出入口，对各停车区域、安检区域、检票区域、防疫检查区域、活动区、竞赛区、看台区、贵宾区、后台区等基础硬件完成实地展示。

同时《场馆参观指引》绝不只能停留在场馆动线图的文字版这个层面，而应该在参观动线的关键节点上，对三个方面内容进行着重说明。首先是场租费之外的可能收费项目，诸如空调能耗、伸缩座椅、贵宾席分配等；其次是场馆的特殊刚性要求，诸如指定供应商、场馆赞助商权益、消防安全红线等；最后就是场馆的硬件短板，诸如没有多余的防撞铁马、没有内场临时座椅、没有多余的消防灭火器等。

有读者可能会说，太早主动暴露场馆缺点和短板，会不利销售啊。但笔者要说的是，诚恳是一对新人走向幸福的前提条件，将短板藏着掖着，最终问题暴露的时候再互相推诿，只可能损害未来更多的合作和口碑。况且在笔者看来，对于国内能做赛事和演艺活动的主办方而言，都是“超人”级别，只要场馆提前告知，给到其足够充裕的准备时间，可能唯独除了场馆结构承重无法扩容之外，理论上场馆的其他常规短板，都在主办方的能力解决覆盖范围内。

伴随着疫情常态化，以及线上技术的充分发展，在笔者看来场馆虚拟全景导览，也将成为《场馆参观指引》的延展标配。借助手机或电脑的即时通讯软件和屏幕共享等功能，主办方可以足不出户，由场馆的销售工作人员在云端实现场馆参观。读者可以尝试登录东方体育中心和旗忠网球中心的微信公众服务号，直观感受一下由久事智慧体育为其度身定制的场馆虚拟全景导览系统。

三.领证环节

9.《场馆租赁服务协议》

在笔者看来领证环节是一个承上启下的重要阶段，首先《场馆租赁服务协议》需要对主办方使用场馆的时间、区域作出最终约定，同时在更多的细节内容上，对前期的“相识”、“交底”环节的沟通承诺进行总结，并对未来“筹备婚礼”、“婚礼日”、“回娘家”环节中任何可能预见的情况，主动做一个白纸黑字的交底和敲定，充分明确双方的责任范围划分和费用的收取与否。

协议中进行约定的内容包括但不限于：能耗——制作用电、空调用电、公共事业费用等；附属的空间——后台区域、VIP休息区、会议室、媒体室、工作间、停车位、特许商品点位、赞助商展示位等；场馆附加服务——工作证制作、现场检票、安保服务、安检服务、保洁服务、网络服务等；个性化项目——摄影摄像机位费用、活动赞助展位费用、票务销售佣金、代报批服务费用、冰场制冰费用、餐饮费用等。

这里需要提到的一点是，目前很多场馆的租赁协议套用的是商业楼宇这类以年为单位的物业租赁模板，但是大型体育场馆租赁服务，从本质来说是一个短期服务行为，而且服务的税点和租赁的税点是有差异的。看到这里的场馆方同仁们，是不是应该仔细复盘一下场馆租赁服务过程中，场馆究竟还做了多少服务性工作，进而更新一下合同模板，以达到合理避税的目的。至于场馆租赁期内的具体服务内容，可以参考笔者编写的《大型体育场馆在场地租赁期内的“场地服务”》一文。

10.《安全承诺书》

在场馆租赁服务协议签署前，场馆方和活动主办方还是“你”和“我”两方，但是协议一旦签署，就成为了携手共同完成某一特定活动所组成的“我们”。双方是捆绑在一起的共同体，目标只有一个：安全、精彩、圆满、成功地完成活动。笔者坚信《安全承诺书》的签署只是一个手段，真正的目的在于让双方在意识层面敲响警钟，对潜在的风险有个预见，并进一步考虑到应对的策略。因此《安全承诺书》要充分结合场馆和活动的个性及共性，对危险源进行细致的梳理，摒弃踢皮球的简单粗糙做法，从责任边际出发明确分工，为双方未来在活动安全工作方面的主动作为和紧密合作做好制度铺垫。

四.筹备婚礼阶段

11.《活动运营对接清单》

协议签署完成后，双方就正式进入一家人的合作阶段了，但后续以一个什么样的节奏开展合作呢？场馆需要认真总结过往大型活动落地经验，结合主办方举办活动的必要环节和与场馆的工作要求交集，从实际需求出发，将主办方从签约一直到活动结束周期内，与场馆分工合作、对接的全过程，进行任务分解，并按照时间纵线，对各个工作任务进行排序，形成清晰的《活动运营对接清单》，让活动主办方提前知道该在什么时间点、准备什么样的材料。《活动运营对接清单》可以使得活动主办方和场馆方，在对接配合过程中迅速形成共同的节奏感，当然本文提到的绝大部分文本材料，都应该成为《活动运营对接清单》在每个时间节点上工作任务的附件材料。

12.《体育赛事报备材料模板》

读者可能会问，报批报备工作不是主办方的职责范围吗？为什么在场馆租赁服务的标准化文本讨论过程中，我们要去涵盖《体育赛事报备材料模板》？根据2020年5月1日起实施的国家体育总局第25号令规定：地方体育部门应当按照国务院、地方人大和政府的相关规定，减少体育赛事活动的审批。这条规定带来两个结果，第一很多商业比赛貌似不需要地方体育局的审批了；第二在大型活动公安报批的时候，如果公安部门要求主办方提供体育部门对赛事的认可或批准文件的时候，主办方就碰到两头难的窘境。基于目前各地体育局的赛事报备流程都不一致现状，这就更加需要场馆主动向属地或更高层面的体育部门详细了解如何报备商业比赛，并形成报备材料模板和指导路径，以供赛事主办方参考。

13.《文化报批材料模板》

当前国内各地的文娱活动报批流程还是相对比较清晰的，但是各地的递送材料和要求也有些许不同，场馆方应该形成适合属地和自身场馆实际的《文化报批材料模板》，供主办方参考。材料应该包含递送流程、材料清单、案例模板等，特别是场馆端的材料，如双方盖章确认的场地服务合同、场地确认函、场地消防验收合格证明等，应尽可能在《文化报批材料模板》中向活动主办方清楚提示索要途径和获取周期。

14.《场馆票务指南》

“票”作为有价证券，是整场活动变现的重要载体，大型活动主办方和场馆方都应该花更多的时间，去全面地理解“票务”这个系统性概念，互相尊重对方的正当利益诉求和管理要求。这就要求场馆方在销售服务过程中，有一份明晰的《场馆票务指南》，首先规定各类比赛场地或者舞台位置的要求、固定座位数量、临时座位情况、通道确切名称、消防安全要求等，前置地去管理好票务工作，避免活动现场“错票”、“视线遮挡”、“报批障碍”等未来可能出现的矛盾点。其次《场馆票务指南》需要根据场馆的实际情况，明确指出是否有指定的第三方票务系统、是否有电子票等方面的特殊要求。再次《场馆票务指南》需要按照合同约定，详细列明场馆赠票数量及位置要求，以及合同规定以外的可能的防涨票数量、安保定位票位置等。最后《场馆票务指南》需要提供多份票样模板给到主办方参考，对应票样，指明普通票、主席台票、包厢票上有哪些信息是不得修改的，哪些区域是可以增加一些文字或图案的。

15.《场馆大型活动临时安保建议点位图》

众所周知大型公众性活动的举办，需要严格遵循国务院令第505号《大型群众性活动安全管理条例》，作为活动的落地终端载体和“地主”，场馆方肯定比主办方更清楚自有场馆，在举办大型活动过程中的安全工作压力点位、人员密集区域、安全隐患点、技防薄弱环节、紧急逃生预案布控点、疏散路径等。因此在场馆销售服务过程中，场馆有必要提供给到主办方一份既经济又实用，能充分满足政府安全职能部门要求的《场馆大型活动临时安保建议点位图》。《建议点位图》文本材料至少应包含以下内容：安检入口位置、安检设备数量、安检人数配备、各区域（观众入口、工作人员入口、艺人入口、记者媒体入口、车辆入口等）安保人数、机动安保人数、具体岗位职责、紧急预案、常规费用明细、超时加班费用明细等，以供主办方参考选择。《场馆大型活动临时安保建议点位图》的编写，可以参考笔者之前在《在大型群众性活动安全管理中，体育场馆方如何定位》一文中的赘述。

16.《场馆动线图》

大型活动现场就是一场海量人群为了同一目的而瞬时聚集的狂欢。对于大型综合性体育场馆来说，怎么保证成千上万的客群能安全地聚拢，又迅速的散开，同时还要保证场馆商业和日常经营的合理开展，《场馆动线图》就显得尤为重要。简单来说《场馆动线图》需要包含人和车辆的动线，其中人的动线还需要细致设计商业客人动线、活动观众动线（有必要细化到各楼层）、媒体动线、球员及明星动线、VIP动线、赞助商动线、无障碍动线。车辆的动线需要包括观众、工作人员、球员及明星、VIP车辆，以及货车、警车、消防车、救护车、应急通讯车、电视转播车等车辆的入口、线路、停放区域等。

17.《现场录制转播制作指南》

目前不论大型赛事还是文娱演出，基本都有现场录制的实际需求，同时绝大多数大型活动的摄录团队，都是在最后一刻才进入场馆进行现场布置，时间的紧迫性导致最终现场视频、音频走线凌乱、机位占用消防通道、提前确认好的摄像机位及数量随着现场导演的要求而改变和增加。因此提前给到主办方一份《现场录制转播制作指南》，交待清楚场馆有多少现成的录制转播制作专用设备设施，包括内部预设视频布线方案、临时走线方案、建议机位等，在此基础上明确对录制转播的要求和底线。《现场录制转播制作指南》在内容上至少还需包含：场馆转播机房、导播间位置；对活动现场的摄像机位、摇臂、飞猫的特殊规定和限制要求；转播车、卫星车停靠的专用停车区域；场馆网络直播条件及对网络专线供应商的要求等。

18.《场馆现有宣传资源手册》

对于有变现要求的商业活动来说，任何宣传和曝光通路都是多多益善，与此同时一方面“两微一抖”渐已成为国内大型体育场馆自媒体矩阵的标配，另一方面基于场馆的大体量，场馆有着巨大的线下宣传阵地挖掘空间，即便受限于《广告法》和《户外广告登记证》等法律法规壁垒，但是场馆依旧可以通过已有广播系统和张贴海报等方式实现线下立体宣传阵地的拓展。《场馆现有宣传资源手册》就是将场馆已开发、成熟的宣传渠道和媒介载体呈现给活动主办方，并对主办方需要提交的待宣传文本要求进行一个清晰的对接指导和规范要求，当然更重要的是，需要在《场馆现有宣传资源手册》中明确指出，各渠道和载体是否收费、如何收费，以及呈现效果等细节。

19.《公安报批材料模板》

提到公安报批，一定是绝大多数主办方最醒脑的部分，特别是对于做全国巡演的主办方来说，虽然清楚知道国务院令第505号《大型群众性活动安全管理条例》的要求，但是具体到某个第一次接触的场馆材料准备的时候，肯定还是会心中没底。客观来说，准备公安申报材料，其实就是在沙盘预演一场活动的工作方案，场馆方作为地主，在反复经历了各种类型活动之后，对各类活动的工作方案究竟要突出哪些重点，以及直属和属地安全部门，希望看到的报批材料内容，场馆方一定是最清楚的，再加这两年疫情防控常态化下，线下防控的具体要求经常会有更新的属地要求，一份完整的、具有针对性、经常更新升级的《公安报批材料模板》，一定会是场馆服务于活动主办方的加分文本。

20.《公安报批材料申报指南》

主办方在整理好全套公安报批材料后，就开始要向各级安全部门开始递送材料，但是第一个问题就实实在在摆在很多主办方的面前，材料往哪里送？总不见得拨打110，然后选择人工服务咨询一下吧。场馆在梳理完《公安报批材料模板》之后应当充分站在主办方角度，整理一份《公安报批材料申报指南》，内容至少包含：根据活动规模分级和特殊性，指向所对应的材料递送地址、联系人、可联系时间段、窗口服务时间等，以及提示主办方，材料递送完成后，如何进一步沟通了解审批流程进展的实际操作办法。

21.《场馆搭建制作手册》

大型综合性场馆由于其空间布局的多种可能性，使得场馆可以承载举办各种类型和体量的大型活动，也给舞美制作提供了更大的想象空间，目前声光电结合的中场秀渐已成为大型赛事的标配，同时文娱演出的舞美制作更不用说，越来越偏向于大型化、复杂化，这就要求大型场馆在对接活动制作搭建时，必须有一套规范化的指导要求和标准，《场馆搭建制作手册》一方面可以对场馆硬件的工程细节和技术参数进行指导性说明，另一方面也是明确场馆可接受的制作工程红线的重要抓手，通过《场馆搭建制作手册》以达到方便主办方和制作公司，同时守牢场馆安全底线和合理利益的目的。《场馆搭建制作手册》的内容至少应该包括：场馆的高度限制、地面承重、空中吊装总承重、吊点分布、马道使用及吊挂标准要求、场馆母架情况、强电容量和分布、弱电支持程度、给排水、暖通能力、通宵施工配合能力，以及上述工程制作内容的对接和审核方式、要求、时间节点、可能的第三方强制消电检和防火处理要求等信息。

22.《工程搭建模板》

正如前文中所提到的，优质的文娱和体育赛事内容一定与高成本和大体量正相关，在现场效果还未实际呈现之前，场馆通过主办方递交的各类工程搭建图纸及效果图就可以预判活动搭建体量及规模，并根据图纸让双方进入到同一个频道对话。《场馆搭建制作手册》解决了规范和要求层面的信息沟通，但是场馆究竟需要什么样的图纸材料，图纸的颗粒度要求究竟到什么层级，最好的解决办法，就是场馆首先整理一套《工程搭建模板》，来作为《场馆搭建制作手册》的补充和延伸。应该说一份详尽的《工程搭建模板》，一方面能让制作公司在舞美方案设计初期就有章可循，提前规范后期进场工程的开展；另一方面也帮助场馆自身提高材料审核效率。制作公司只需以活动实际情况为基础，循着模板依葫芦画瓢，从而降低双方之间沟通和审核成本。笔者认为《工程搭建模板》中至少需要包含用电图、吊点图、灯位图、舞台图、竞赛区域图、附属竞赛保障工程设施设备图等，当然各个场馆还有很多自身硬件特色的工程功能点，这就需要场馆进一步添加个性化的工程制作模板进行相应覆盖。

23.《进场搭建流程》

就笔者所知，目前国内确实仍旧存在，到了约定的进场搭建时间，场馆方直接将场馆主要通道钥匙给到主办方，将搭建进场确认环节和后续搭建监管过程全权交托主办方操作的情况。当然一定会有部分主办方认为这样的方式也挺好，至少场馆没有在过程中人为设置障碍。但笔者坚信场馆管理是门学问，全面完善管理覆盖范围，同时又能做到高效率，才是场馆管理的终极目标。因此在活动进场搭建阶段，场馆首先要非常清楚，主办方进场必须有多少材料需要提交，分别需要哪些内部和外部部门审核确认，进场前和进场后需要现场召开几次工程制作会议，会上需要明确多少要求和信息，进场后第一时间要几方一起确认什么内容等。若要规范化上述管理环节，场馆方就必须将其固化为《进场搭建流程》，实现信息的双向流动，既作为内部管理要求，又作为对主办方和制作公司工作的指引，实现高效率明明白白推进具体工作的目的。《进场搭建流程》需要明确的重点有：前期材料收集的要求、材料审核周期、制作会议的安排、施工押金的确认、施工人员保险的确认、证件的办理、场地的验收、施工周期内场地例行检查计划等。

24.《证件制作指南》

一般来说，工作证件分为人证和车证两大类，是大型活动过程中工作人员及车辆身份的重要识别凭证，也是现场安保工作人员，实现对所有工作人员、车辆有序管控的重要载体。同时工作证件还是每场大型活动中除了门票以外的重要入场凭证，而且其权限和允许活动范围，一般都大于普通门票，也正是因为这一点，使其成为大型活动现场管控潜在的漏洞重灾区，不可回避的是，大型活动举办过程中，证件管理监守自盗的现象时有发生。为了实现活动现场的安全有效管控，以及保证场馆未来销售的良好口碑，场馆方有义务和动力把好证件这一关，跨前一步提供《证件制作指南》，既是帮助活动主办方多快好省地落实证件环节，也是场馆守牢安全底线的有效措施之一。《证件制作指南》中需至少包含“审、制、防、发、验”这五个环节，同时提供证件模板，明确规定谁制作、谁审核、谁查验和怎么防伪，对于不同类型和体量的活动，清晰建议各类证件数量和范围、以及场馆方所持证件数量，并对各种证件在场馆活动区域进行划分，让主办方对证件管理有最直观和全面的认识。

25.《特许商品售卖指南》

随着观众对赛事及演出现场参与度的不断提升，在大型活动现场购买限量版特许商品，正越来越被资深活动粉丝所追捧。作为场地提供方，应该根据场馆现有业态和硬件条件，通过《特许商品售卖指南》，提前和主办方明确现场售卖的主体，以及分成结算方式等，虽然这部分在双方签署场地使用服务协议时就应当有相关条款约定，但《特许商品售卖指南》仍旧应该对场馆内可用作售卖的点位进一步明确和细化，并在楼层平面图上进行标明，固化活动现场售卖的要求，比如摊位布置要求、售卖开始和结束时间要求、安保配置要求、场馆可提供的人力及设施设备清单等。

26.《活动现场餐饮指南》

对于目前大多数大型综合性场馆的经营现状而言，具有成熟活动现场餐饮服务的场馆比较少。但从国外成熟经营的场馆来看，场馆餐饮服务起着非常重要的作用，一方面这是场馆配套服务的一部分，另一方面也为场馆带来非常大的潜在收入。场馆应该根据实际情况，即便没有长期合作的餐饮伙伴，也至少应该为主办方在其所在城市范围内，筛选出熟悉大型活动临时餐饮服务需求的餐饮合作伙伴，在此基础上整合提供《活动现场餐饮指南》，内容包含：普通工作人员用餐、年会团建包餐、VIP用餐、包厢用餐、茶歇、圆桌宴席等服务配套标准和报价。除此之外，场馆如果在餐饮服务上有特殊的规定，也应尽早提醒主办方，比如场馆有独家餐饮经营的约定、场馆指定的餐饮供应商、场馆内可用的特定餐饮招待区域、属地市场监督所的报备流程等。

27.《外场临时搭建方案模板》

当前越来越多的大型活动现场，除了主功能活动区域的布置以外，一般还有场馆外场的活动赞助商与合作伙伴的路演和品牌延展需求，而且这类临时搭建的创意性和非标程度都比较高，场馆方应该以不变应万变，基于场馆外场硬件实际状况，为主办方提供《外场临时搭建方案模板》，主动告知可用来作为品牌展示的区域有哪些，同时对外场可能临时搭建的背板、展位、门头、道旗等进行规范和指导，包括尺寸限制、消防要求、配重要求、展示区域承重要求、用电方案等，当然如果场馆方有自有赞助商排他权益，那就更应根据场馆实际情况，提前向主办方明确相关要求。

五.婚礼日环节

28.《场馆设备设施使用指南》

随着大型体育场馆的设计和建造标准的不断提高，场馆内各类设施设备，包括电子屏控制系统、制冰控制系统、转播设备系统、灯光控制系统等，都在向数字化转型。如果场馆的这些自带设备和系统是可以向主办方开放使用的，不论增加收费与否，场馆方都有必要提供完整的《场馆设备设施使用指南》，对设备的规范使用进行交接和指导。

29.《功能房间使用须知》

所谓功能房，对体育场馆来说一般指球员休息室、裁判员休息室、会议室、票房、训练空间、艺人休息室、VIP休息室、医疗点等。《功能房间使用须知》需要交底的事项有：房间是否收费、费用怎么计算、功能房的分布、数量、房间面积、设备设施的配备情况、动线安排、现有家具清单、网络解决方案等，最好能配以实景照片、平面图和使用要求及限制。

30.《活动流程模板》

细化到分钟级别的活动流程安排表，能让场馆根据流程提前做好工作部署，比如进出口通道的安排、活动开始前的场灯配合、电子屏开启、安保客服人员到岗时间、餐饮备餐、保洁布置，以及活动结束前至观众散场的岗位和硬件调整等工作。当然一份完善的《活动流程模板》，除了涵盖当天的活动正式流程外，还需包含技术彩排、热身场次、明星彩排、中场休息、特别明星出场时间等重要节点，以方便主办方和场馆双方默契配合。

六.回娘家环节

31.《场地物损检查表》

《场地物损检查表》一般用于活动结束后的撤场阶段，是针对进场搭建时的场地验收交接环节的闭环管理。撤场施工时，经历了整个活动周期的各工种，一般都抱着尽早收工、抢时间的心态，因此这个阶段也是事故和物损的高发期。标准化的《场地物损检查表》，配套一份设施设备损坏赔偿估价清单，可以让各方提高工作责任心，同时明确要求和责任。表单中最需要列明现场施工单位和现场项目负责人、巡视检查区域、检查内容和项目。当然从管理升级的角度来说，场地的检查绝不仅仅只是在撤场当天进行，而是应该由场馆、主办方、制作公司三方，在整个活动周期内贯穿进行，保洁、工程、安保、物业等相关部门，也应在第一时间将发现的潜在危险和物损按要求反馈上报。

32.《押金退款流程》

当上述31个标准文本全部顺利走完时，我们终于可以讲这是一场精彩、圆满、成功的活动了，场馆方也应该在第一时间启动《押金退款流程》，明确告知主办方，场馆的押金退款工作节奏和预估周期，让对方心中有底。押金退款流程按顺序排布应涵盖以下几步：《场地物损检查表》、双方对可能的物损的共同确认和签字、押金扣除金额及对应事项明细表、确认发票内容及最终对公付款时间点。

行文至此，读者可能会说，真的需要那么多文本材料去支撑大型体育场馆的销售服务工作吗？会不会太繁琐，造成不必要的时间和精力的耗损。笔者反倒会问自己，上述这些文本真的已经够了吗？如果我们的出发点是问心无愧的“利己利人”，但最终的结果却是耗费了更多的时间和精力，造成“损人不利己”，那笔者认为只有两种可能，其一——出发点是否真的问心无愧；其二——管理水平还未到位。因为笔者坚信：“所有的问题，都是管理不到位造成的。”然而销售服务毕竟是一个不断升级、寻找最优结果的过程，而且很多时候，一个新的文本，究竟是制造了障碍，还是提高了效率，唯有通过实践去论证、去锻炼。

最后笔者举个小例子，再优秀的男生，第一次见女生，肯定也不需要把自家的房产证和产权车位证明带在身上，但是如果女生正好不经意提到：你小区里车子难停吗？虽说产权车位证明不能为这段关系的未来走向起到决定性作用，但是有和没有，就变成了男生的一个优质证明了。我们上述所提到的所有文本材料，存在较大概率不是在前文预设的6个时间环节顺序内，逐一提供给文体活动的主办方，更有可能因为具体业务的原因，根本就用不到上述内容中的部分文本，然而有准备终将是最优秀的回答。

最最后，送上彩蛋一枚，如果男生是一个相亲专业户，10次相亲，5次被女生问到开什么车，请问男生应不应该去想尽办法买一辆车子，或者在坐下来第一句话就说：您好！请问您支持绿色出行吗？我没有车，并将始终支持公共交通。

来源：体育大生意

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